Comparaison : Planification basée sur les capacités et planification de projet traditionnelle
Par le cofondateur de Jibility, Chuen Seet
Traduit par Laurent Dupont
Lorsque vous avez un objectif stratégique, il peut être facile de passer directement à une approche de planification de programme/projet traditionnelle, en particulier si c’est la tradition de facto dans votre organisation.
La planification basée sur les capacités ouvre la porte à une autre façon de penser en renversant les aspects de la planification traditionnelle et en répondant à des questions plus profondes.
La distinction peut paraître nébuleuse. Ainsi, dans cet article, nous verrons comment la planification basée sur les capacités se positionne par rapport à une approche traditionnelle de la planification de projet et comment les deux approches peuvent fonctionner ensemble.
Qu’est-ce que l’approche traditionnelle de planification de programme/projet ?
La planification traditionnelle de programme/projet est principalement une approche descendante, axée sur la décomposition d’un problème en un ensemble de résultats ou de livrables. Cela alimente une liste de projets, qui sont ensuite décomposés en un ensemble de tâches et de sous-tâches.
Le diagramme pyramidal ci-dessous illustre ce concept.
Lorsqu’ils décomposent un problème, les planificateurs organisent souvent des ateliers de brainstorming pour générer une collection de projets ou d’initiatives. Ils peuvent également appliquer un filtre de priorité à la liste des projets, basé sur l’une des nombreuses techniques disponibles, telles que la valeur business et l’évaluation des risques.
Avec une liste de projets prioritaires en main, les planificateurs procèdent à la décomposition en tâches et en sous-tâches, en utilisant des modèles connus (appelé wbs, work breakdown structure). Certains modèles typiques ont des phases ou des étapes au niveau supérieur, par exemple :
Initiation, planification, exécution, contrôle, clôture
Exigences, conception, construction, test, mise en œuvre, support, clôture
Planifier, Construire, Exécuter
Diagramme : exemple de structure de répartition du travail en 5 étapes : initiation, planification, exécution, contrôle et clôture.
Ne vous méprenez pas ; La répartition du travail en wbs est une approche éprouvée qui est appliquée presque partout. C’est excellent pour définir une liste d’actions lorsqu’il y le sujet est connu.
La question critique, cependant, est la suivante : comment déterminez-vous initialement la charge de travail ? Compte tenu d’un objectif ou d’un défi à relever, sur quelle base les projets sont-ils définis ? Comment le planificateur sait-il si la liste des projets et actions est complète ou nécessaire ?
Il convient de noter ici que de telles questions s’appliquent également aux approches de planification de projet agiles. Mais dans le cas d’agile, vous créez, hiérarchisez et planifiez un backlog d’éléments. Sur quelle base sont définis les éléments du backlog ?
Pour l’instant, nous allons nous concentrer sur la planification traditionnelle de programme/projet et sur la façon dont cette approche peut être améliorée par une planification basée sur les capacités afin de répondre à ces questions cruciales.
Comment la planification basée sur les capacités se positionne-t-elle ?
La planification basée sur les capacités est une autre approche qui complète les approches traditionnelles (et agiles) de planification de programme/projet. Elle se concentre sur la compréhension des capacités existantes; les capacités qui doivent changer ; et les capacités qui doivent être établies pour atteindre les objectifs de l’organisation.
Il existe 3 différenciateurs clés pour une approche de planification basée sur les capacités :
Évitez de passer directement aux solutions en formulant des projets ou des initiatives sans d’abord comprendre quelles capacités doivent changer.
Adoptez une vue holistique en cartographiant les capacités de l’organisation ou du secteur d’activité, pour s’assurer que rien n’est manqué.
Ciblez uniquement les capacités avec le changement requis pour atteindre des objectifs spécifiques, c’est-à-dire ne perdez pas de temps à élaborer des actions pour les capacités (ou domaines) qui n’ont pas besoin de changement ou ne sont pas nécessaires.
Semblable à la planification traditionnelle de programme/projet, la planification basée sur les capacités commence également par une approche de décomposition pour identifier le problème ou le périmètre, les objectifs, les capacités et la liste des actions.
Combiner la planification basée sur les capacités et la planification de programme/projet
Est-il possible d’accélérer la création d’une feuille de route en réunissant le meilleur de la planification basée sur les capacités et de la planification de programme/projet (c.-à-d. formulation et priorisation des initiatives) ?
Nous le pensons.
Comment ? Adoptez l’approche de décomposition descendante dans la planification basée sur les capacités et utilisez-la comme approche structurée pour identifier les changements et définir des actions. Maintenant, combinez cela avec une approche traditionnelle de planification de programme/projet, mais appliquée d’une manière compositionnelle ascendante pour formuler et hiérarchiser les initiatives sur une feuille de route (voir le diagramme ci-dessous).
Diagramme : comment une approche de planification basée sur les capacités s’intègre dans une approche de planification de programme/projet traditionnelle inversée.
Fondamentalement, commencer par une approche de planification basée sur les capacités garantit que les actions et les projets dérivés sont basés sur une évaluation systématique et justifiée des changements de capacités nécessaires pour atteindre les objectifs. Aucune action ni aucun projet n’est formulé de manière aléatoire ou subjective.
Une méthodologie de planification hybride : les Jibility Steps®
La combinaison d’une approche de planification basée sur les capacités et de programmes/projets est essentiellement la base des Jibility Steps®. Il s’agit d’une méthode simple en six étapes que nous avons implémentée dans l’outil de feuille de route Jibility. Les six étapes sont les défis, les objectifs, les capacités, les actions, les initiatives et la feuille de route. Elles sont basées sur une hybridation de la planification basée sur les capacités et de la planification de projet traditionnelle, comme illustré ci-dessous :
En examinant plus en détail le diagramme suivant, vous pouvez voir que les défis, les objectifs, les capacités et les actions sont liés aux capacités. Les actions marquent la transition vers une approche convergente, qui définit un programme/projet. Le résultat final est une feuille de route qui comble le fossé entre la stratégie et l’exécution.
Plus d’informations sur la planification basée sur les capacités
Passer d’un état d’esprit traditionnel de planification de programme/projet à une approche de planification basée sur les capacités n’est pas nécessairement facile, mais la valeur d’une approche basée sur les capacités ne doit pas être sous-estimée.
Pour obtenir des informations plus détaillées sur les origines, les concepts et l’application de la planification basée sur les capacités dans l’architecture d’entreprise et la gestion de projets / portefeuilles, nous vous recommandons de visiter les ressources TOGAF® de The Open Group ou le guide BIZBOK® de la Business Architecture Guild.
Pour plus d’informations sur la planification basée sur les capacités dans le contexte des Jibility Steps® et des feuilles de route stratégiques, une excellente ressource gratuite est à votre disposition : e-book Jibility.
Votre outil de planification basée sur les capacités
L’outil Jibility simplifie l’application d’une approche basée sur les capacités pour la planification de la réalisation de vos objectifs stratégiques.
Avec des bibliothèques de contenu préchargées, des capacités à glisser-déposer, une matrice de hiérarchisation interactive, et plus encore, Jibility permet de rester concentré sur la bonne voie.