Exemple de feuille de route de réponse au COVID-19
Par le co-fondateur de Jibility, Chris Benthien
Traduit par Laurent Dupont
Nous utilisons généralement la méthode et l’outil Jibility pour créer des feuilles de route pour les stratégies d’entreprises, l’informatique, la transformation numérique, etc. Mais c’est une méthode qui peut être appliquée à toutes sortes de problèmes, y compris une réponse d’entreprise à la pandémie de COVID-19.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de feuille de route de réponse avec plus de 145 actions et un guide étape par étape, développé par notre équipe au début de la pandémie. Nous espérons que cela pourra servir de point de départ à de nombreuses autres organisations qui s’efforcent de créer, de faire pivoter et de maintenir un plan stratégique pour leur réponse à la pandémie.
Avertissement : nous ne prétendons pas être des experts dans le domaine des pandémies. Pour créer notre feuille de route, nous avons utilisé les conseils officiels de nombreuses publications du ministère de la Santé Australien, telles que les plans de gestion des urgences liées aux maladies infectieuses ; les derniers conseils de l’Organisation mondiale de la santé ; des publications telles que le Guide sur la préparation des lieux de travail pour COVID-19 (OSHA 3990-03 2020), produit par le département américain du Travail, Occupational Health and Safety Administration ; et le COVID-19: Guidance for Employers and Businesses publié par le Département britannique de la santé publique et le Département des affaires, de l’énergie et de la stratégie industrielle.
Exemple de feuille de route
Création d’une feuille de route d’entreprise pour répondre à une pandémie
Une feuille de route stratégique pour votre réponse au COVID-19 doit être logique, concise et facilement adaptable.
Notre processus en six étapes est le suivant :
Identifiez vos principaux problèmes, défis et points douloureux.
Définissez les objectifs actuels de votre réponse à la pandémie.
Identifiez les capacités dont vous avez besoin pour atteindre ces objectifs.
Établir les actions nécessaires pour renforcer ces capacités.
Regroupez ces actions en initiatives.
Déterminez la priorité et la séquence de ces initiatives et placez-les sur la feuille de route.
Cette approche simple garantit que vos actions et initiatives sont directement liées aux capacités que vous devez mettre en place et, à leur tour, aux principaux défis actuels auxquels vous êtes confronté.
Étape 1 – Identifiez vos défis
La COVID-19 et son impact sur l’économie mondiale et les opérations commerciales présentent un nombre important de défis pour votre organisation.
Outre l’impact humain évident, il peut y avoir des perturbations dans votre chaîne d’approvisionnement, une baisse dramatique et soudaine des échanges avec les clients, des opérations commerciales perturbées et une pression accrue sur les liquidités et autres réserves de capital. Pour certaines organisations, en revanche, cela peut représenter une augmentation significative du volume d ‘activité, en particulier si vous êtes un fournisseur de soins de santé ou un fournisseur de matériel critique nécessaire pour lutter contre la COVID-19.
Notre exemple se concentre sur les entreprises qui doivent gérer l’impact de la COVID-19.
Par quoi je commence ?
Commencez par identifier les défis ou les problèmes les plus prioritaires auxquels votre organisation est susceptible de faire face, mais restez précis et concentré. Bien que vous puissiez être confronté à de nombreux défis, limitez-vous à 4 à 6.
Vous trouverez ci-dessous les 6 défis liés à la pandémie que nous pensons les plus probables pour les organisations.
Étape 2 – Définissez vos objectifs
Ensuite, vous devez définir des objectifs clairs pour votre feuille de route stratégique de réponse au COVID-19.
Ce faisant, soyez très clair sur ce que votre feuille de route de réponse COVID-19 doit garantir comme résultats pour votre entreprise. Ceci afin que toutes les actions et initiatives en aval (et les coûts et ressources associés) soient proportionnées à vos objectifs.
À quoi devraient ressembler mes objectifs ?
Quelques exemples d’objectifs :
- Veiller à ce que nos employés et leurs familles soient soutenus par notre organisation
- Minimiser la perturbation de COVID-19 sur nos opérations commerciales
- Veiller à ce que nous disposions de trésorerie adéquate pour survivre à une réduction de 50 % des échanges avec les clients
L’image ci-dessous montre plus d’exemples d’objectifs, liés avec les principaux défis.
Étape 3 – Identifier les capacités requises
L’étape suivante consiste à définir les capacités de base que votre organisation doit mettre en place pour atteindre vos objectifs de réponse à la pandémie de COVID-19.
En fait, vous devez vous efforcer de lier explicitement vos capacités à vos objectifs, afin d’assurer une hiérarchisation logique.
À quel type de capacités devrais-je penser ?
Les capacités relient vos défis et objectifs avec les actions que vous entreprendrez, par exemple :
- Nettoyage des installations
- Travail à distance
- Gestion de la protection du personnel
- Soutien psychologique du personnel
Vous devez également considérer quelles capacités nécessitent le plus d’investissement ou d’attention, car cela aide à clarifier davantage où vous avez besoin de concentrer vos efforts.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de carte des capacités COVID-19, qui a été codée par couleur (pour indiquer le degré de changement) et liée aux objectifs définis à l’étape 2.
Étape 4 – Recenser les actions nécessaires
Ensuite, recenser les actions à entreprendre, pour améliorer ou modifier chacune de vos capacités prioritaires de façon à atteindre vos objectifs. Ne vous souciez pas encore du séquençage et de la priorisation.
Vous pouvez également allouer un coût approximatif ou ROM (Rough Order of Magnitude) à chaque action. Cela vous aidera à hiérarchiser les initiatives et à budgétiser les impacts financiers de votre feuille de route sur votre organisation.
L’exemple de l’étape 5 couvre à la fois les actions et les initiatives.
Étape 5 – Regrouper les actions en initiatives
Une fois que vous avez répertorié toutes vos actions, regroupez-les en initiatives exécutables.
Comment décider quelles actions doivent être regroupées ?
Le critère clé pour regrouper les actions est qu’elles peuvent être exécutées comme une seule initiative ; parfois, des actions connexes doivent être mises en œuvre à différentes étapes de la feuille de route, alors gardez cela à l’esprit.
Des regroupements logiques d’actions pouvant être exécutées en tant qu’initiative unique émergent souvent de manière organique.
Vous trouverez ci-dessous les initiatives et les actions correspondantes qui sous-tendent notre feuille de route stratégique de réponse aux entreprises COVID-19.
Étape 6 – Hiérarchiser les initiatives et établir la feuille de route
Après avoir effectué les 5 étapes précédentes, vous disposez maintenant d’une base solide pour votre feuille de route.
Comment structurer la feuille de route ?
Commencez par tracer la chronologie sur une simple grille. Pour les en-têtes de colonne, utilisez les étapes de réponse. Nous avons utilisé le WA Health Sector Emergency Response Plan for Novel Coronavirus COVID-19 pour définir les étapes de notre feuille de route: Standby, Initial Action, Targeted Action and Stand Down.
Dans l’exemple, nous avons ajouté Recovery à l’étape Stand Down, car les impacts économiques du nouveau coronavirus sont potentiellement importants. Les mesures pour remettre votre entreprise sur les rails peuvent vous prendre un certain temps après la fin de la pandémie.
Pour l’axe horizontal, divisez-le en thèmes principaux, par exemple :
- Hygiène et assainissement
- Stabilisation de la chaîne d’approvisionnement
- Gouvernance et prise de décision
Utilisez évidemment les thèmes qui ont le plus de sens pour votre organisation. Si vous n’êtes toujours pas sûr, reportez-vous à vos principaux défis de l’étape 1, car ils fournissent souvent un indice.
Comment dois-je aborder le séquençage de mes initiatives ?
Une fois la feuille de route configurée, tracez chaque initiative dans une séquence exécutable. C’est également à ce moment-là que vous devez identifier les dépendances entre les initiatives.
À ce stade, cela vaut la peine de faire des allers-retours entre vos actions, vos initiatives et la feuille de route. Il est fort probable que vous apercevrez des lacunes (par exemple des capacités avec des actions insuffisantes) et des dépendances, tandis que de nouvelles idées peuvent également vous venir à l’esprit.
L’exemple complet d’une feuille de route stratégique pour la réponse aux entreprises COVID-19 est présenté ci-dessous.
Maintenir votre feuille de route stratégique COVID-19 à jour
Les meilleures feuilles de route stratégiques de produits subissent des changements constants. C’est le signe que les boucles de rétroaction sont vivantes et que la feuille de route évolue constamment pour faire face aux défis auxquels vous êtes actuellement confronté.
Les conseils et les stratégies pour faire face au COVID-19 continueront de changer, tout comme votre feuille de route. À mesure que de nouveaux défis surviennent ou que d’anciens sont résolus, ou que de nouvelles actions et de nouveaux conseils sont fournis par les autorités, vous devez parcourir les six étapes ci-dessus pour vous assurer que votre feuille de route est à jour et la plus efficace pour minimiser les impacts de COVID-19 et son effet associé sur le climat des affaires.
