Transformation numérique du gouvernement et du secteur public
Par Chris Benthien, cofondateur de Jibility
Traduit par Laurent Dupont
Les gouvernements du monde entier cherchent à transformer la façon dont ils fournissent des services aux citoyens, en améliorant l’accès, en simplifiant les processus et en réduisant les coûts.
Récemment, nous avons eu le plaisir d’accueillir une table ronde des dirigeants du secteur public, dans le cadre du réseau du secteur public vitrine de l’innovation du gouvernement Australien. À l’aide de la méthode et de l’outil Jibility, nous avons développé une feuille de route stratégique pour la transformation numérique du secteur public – en une heure seulement. Cela vous donne une idée de la vitesse à laquelle cela peut être fait.
Cette feuille de route était axée sur le gouvernement, mais elle s’applique également au secteur privé (il suffit de renommer « citoyen » en « client ») c’est une excellente base pour planifier toute transformation numérique d’entreprise.
Création d’une feuille de route stratégique pour la transformation numérique des services gouvernementaux aux citoyens
Nous n’avons eu que très peu de temps pour élaborer une feuille de route stratégique pour la transformation numérique du secteur public. Nous avions donc besoin d’une méthode et d’un outil qui nous permette de construire rapidement une stratégie et une feuille de route en quelques heures, ce qui prend normalement des jours ou des semaines. Découvrez Jibility : une approche et un outil basés sur la planification des capacités, conçus pour ce scénario !
Nous avons utilisé la méthode Jibility en six étapes une méthode simple pour développer une feuille de route stratégique, comme indiqué ci-dessous :
Comment avons-nous fait ?
Réunis autour d’une grande table ronde, nos seize leaders du secteur public ont relevé le défi de construire une feuille de route stratégique dans un délai très court. Ils formaient une équipe incroyable qui a travaillé en collaboration et sous pression pour créer ce qui est une base très solide pour toute fonction gouvernementale qui veut développer sa propre feuille de route pour la transformation numérique. Alors comment avons-nous fait ?
Comprendre le ‘Pourquoi’ : À quels défis la transformation numérique du secteur public est-elle confrontée ?
La transformation numérique du gouvernement peut être une entreprise énorme et représente de nombreux défis et des opportunités importantes. Mais quels sont les principaux défis sur lesquels se concentrer pour réussir ?
Notre groupe de dirigeants du secteur public a identifié une vaste liste de défis auxquels ils étaient confrontés (et certaines opportunités) lors de la transformation de leurs organisations. Écrivant avec enthousiasme les défis et les opportunités, ils ont rapidement rempli la table d’un kaléidoscope de notes autocollantes. Nous avons ensuite passé un peu de temps à discuter des défis et à regrouper les défis similaires, après quoi nous avons donné à chaque participant six autocollants à points chacun. Nous leur avons demandé de mettre des points sur ce qu’ils considéraient comme les défis les plus prioritaires à résoudre s’ils devaient transformer numériquement le gouvernement.
Lorsque nous utilisons la méthode Jibility, nous encourageons toujours la qualité sur la quantité. Nous vous recommandons fortement de ne pas créer plus de 4 à 6 défis et de 1 à 3 objectifs par défi. Cela garantit que votre feuille de route est alignée avec les principales priorités de votre organisation.
Une fois les votes comptés, les six principaux défis et leurs objectifs associés étaient les suivants :
Cliquez sur l’image pour télécharger le résumé complet des défis les plus prioritaires et des objectifs associés.
En tête de liste figuraient l’investissement sur les ressources humaines : de nouvelles compétences à développer, de nouvelles façons de penser et la transformation de la culture de l’organisation pour permettre la transformation numérique. Ensuite nous avions l’accès aux données (souvent cloisonnées dans des systèmes disparates); puis les problèmes typiques du secteur public concernant les contraintes financières et politiques ; et la nécessité d’une collaboration entre les diverses branches du gouvernement. Par dessus tout, les services publics étaient confrontés à une demande et à une pression sans précédent de leurs citoyens pour une expérience numérique transparente et connectée lorsqu’ils s’engageaient avec les services gouvernementaux.
Désormais armée d’un ensemble de défis hiérarchisés et d’objectifs correspondants, l’équipe s’est concentrée sur les capacités organisationnelles sur lesquelles le gouvernement devait se concentrer pour soutenir la transformation numérique.
Dans quoi le secteur public doit-il investir ?
La tâche suivante de l’équipe consistait à définir les capacités de base que le secteur public doit développer afin d’atteindre les objectifs de transformation numérique qu’ils s’étaient fixés. Les capacités sont le pont entre les défis et les objectifs et les actions que vous entreprenez.
En commençant par les capacités prédéfinies fournies par l’outil Jibility, ils les ont complétées et affinées pour représenter ce qu’ils considéraient comme l’ensemble commun de capacités dans la plupart des organisations du secteur public.
Encore une fois, il s’agit de se concentrer et de tirer le meilleur parti des budgets serrés – les points autocollants sont donc à nouveau sortis. Chaque membre de l’équipe a placé ses points sur les capacités qu’il considérait comme les capacités du gouvernement qui nécessitaient le plus grand niveau d’action et de changement.
Ci-dessus, ce que la photo de notre atelier montre, c’est que les domaines d’investissement les plus prioritaires sont :
- Gestion des citoyens
- Planification des services gouvernementaux
- Gestion des services gouvernementaux
- Planification stratégique et architecture d’entreprise
- Analyse des données
- Culture organisationnelle
Après avoir entré les priorités dans Jibility, nous obtenons la carte thermique des capacités ci-dessous.
Cliquez sur l’image pour télécharger la carte complète des capacités.
Les autres domaines de capacité notables étaient la cybersécurité, la gestion de l’innovation et la gestion du changement. Je m’attendais à ce que la capacité de Cloud Computing soit beaucoup plus mise en avant, mais je suppose que cela est dû au fait que la plupart des organisations semblent avoir une stratégie cloud en place et ont commencé leur parcours de migration vers le cloud.
Quelles actions le gouvernement peut-il prendre ?
Retour à l’idéation à nouveau. Nous avons donné à chacun des post-its et nous leur avons ensuite demandé d’identifier les actions que le gouvernement peut ou devrait prendre pour renforcer les capacités identifiées ci-dessus. Après une séance de remue-méninges rapide et intense, chacun avait un gros tas d’actions devant lui. Certaines étaient des actions que les participants avaient ou étaient déjà en train d’exécuter, dont l’efficacité n’était plus à prouver.
Nous avons attribué ces actions aux capacités impactées et avons supprimé les doublons pour créer un ensemble cohérent d’actions.
Cliquez sur l’image pour télécharger la liste complète des actions associées aux capacités.
Mais comment devons-nous exécuter ces actions ?
Nous avons posé sur la table une grande feuille de route imprimée au format A0 couvrant trois horizons. En bas de l’axe vertical, nous avons énuméré ce que nous pensions être les principaux thèmes stratégiques qui ont surgi lorsque nous avons priorisé la carte des capacités. Ces thèmes étaient :
- Les services numériques et l’engagement des citoyens
- RH, culture et collaboration
- Processus et transformation technologique
- Données et analyses
À partir de là, nous avons commencé à placer nos post-it d’actions sur la feuille de route, en les allouant au thème auquel elles étaient logiquement associées, et dans la temporalité d’exécution que nous avons estimée. Nous avons ensuite effectué un autre tour pour regrouper les actions en initiatives logiques à exécuter. Vous trouverez ci-dessous un résumé des actions finales regroupées en initiatives logiques d’exécution.
Cliquez sur l’image pour télécharger la liste complète des actions et initiatives.
Cliquez sur l’image pour télécharger la feuille de route complète.
Le gros point à retenir de cette séance de planification était la nécessité de se concentrer sur le citoyen. Si vous ne faites rien d’autre, comprenez qui sont vos citoyens, cartographiez leur parcours et concevez vos services de leur point de vue. Transformer progressivement et itérativement les services individuels que vous proposez et les priorités des autres initiatives et actions nécessaires s’imposeront naturellement pour accompagner cette transformation.
Créer votre propre feuille de route
Ce que notre groupe a créé constitue une base fantastique pour vous permettre de créer votre propre feuille de route stratégique pour la transformation numérique. Vous devrez ajouter des capacités spécifiques à vos opérations, un ensemble de priorités reflétant où vous en êtes dans votre parcours de transformation numérique, et des actions et initiatives supplémentaires, mais dans l’ensemble, cela vous donnera une longueur d’avance fantastique.
Un PDF contenant tous les documents présentés ci-dessus peut aussi être téléchargé ici :
Remerciements
Un groupe de leaders du secteur public vraiment enthousiastes et talentueux a fait un excellent travail sous pression pour créer cette feuille de route fondamentale pour la transformation numérique du gouvernement. Nous tenons à remercier Ines, Steve, Joanne, Danielle, Lorna, Kirsty, Lien, Tracy, Michelle, Hoff, Anny, Cynthia, Martin, Shaun et Peter.